Færslan var fyrst birt á Moggabloggi höfundar 22.12.2011. Efnisflokkur: Stjórnhættir.

Hóphugsun heitir á ensku Groupthink. Hugtakið hefur líka verið þýtt á íslensku sem hjarðhegðun, enda má segja að hópurinn sem fellur í gildru hóphugsunar einblíni meira á samstöðu hópsins, en það sem kemur honum og heildinni í raun vel.

Fyrir 20 árum hélt ég námskeið um markvissari ákvörðunartöku, þar sem ég kynnti 10 ákvörðunargildrur sem samkvæmt rannsóknum eru helstu ástæður fyrir því að ákvarðanir bregðast. Ein af þessum gildrum er hóphugsunin. Námskeiðið var m.a. byggt á bókinni Decision Traps, sem ég þýddi gróflega og gaf heitið Ákvörðunargildrur: Tíu hindranir á leiðinni til markvissari ákvörðunartöku og hvernig má sneiða hjá þeim. Langar mig hér að rifja upp hluta af efni 7. kafla námsefnisins.

Hópákvörðun

Herramenn, ég tek það sem svo að við séum sammála um þess ákvörðun...Því legg ég til, að við frestum frekari umræðu um þetta mál þar til á næsta fundi til að gefa okkur tíma til að koma upp með ágreiningsefni og kannski öðlast meiri skilning á því um það ákvörðunin snýst. - Alfred P. Sloan, yngri

Margt fólk leitar einfaldrar lausnar á óvissum við ákvörðunartöku: Það fær fleira fólk til liðs við sig, vegna þess að það heldur, að með því að láta marga góða heila vinna saman komi örugglega góð ákvörðun.

Því miður er þetta rangt. Það skiptir ekki máli hversu velgefnir meðlimir hópanna eru, hóparnir verða ekki ofurmannlegir. Hópar standa sig eingöngu betur en einstaklingar að því marki að ágreiningur verði milli meðlima, sem þeir geta leyst sín á milli með rökræðum og nákvæmari upplýsingaöflun. Þegar slíkt gerist, er líklegt að hópur skilji viðfangsefnið betur en einstaklingur og komi með viturlegri niðurstöðu. Þegar það gerist ekki, eru hópar jafn líklegir til að gera mistök og einstaklingar, ef ekki líklegri.

Hvers vegna bregðast hópar?

Hópar af velgefnu fólki er oft illa stjórnað. Meðlimir sættast oft í fljótfærni á ranga lausn. Síðan gefur hver öðrum svörun, sem lætur hópinn halda að hann hafi valið rétt. Meðlimir letja hver annan til að skoða veiku hliðarnar í vinnu þeirra. Eða að hópar skipast í andstæðar fylkingar, sem gerir rökrétta og samstillta ákvörðunartöku/niðurstöðu alveg vonlausa.

Irving Janis setti fram í bók sinni Groupthink ýmsar kenningar um það hvers vegna hópar bregðast. Hann rannsakaði fjöldann allan af hópákvörðununum og komst að því, að þær áttu ýmsa sameiginlega þætti, sem virtust saklausir í upphafi, en höfðu ógnvænlegar afleiðingar í för með sér. Þessir voru helstir:

Samstaða. Meðlimir þekktu og kunnu vel hver við annan og vildu halda einingu innan hópsins.
Einangrun. Hópar voru oft að taka ákvarðanir í það mikilli leynd, að ekki var hægt að bera ákvörðunina undir óháða aðila.
Mikið álag. Mikilvægi ákvörðunarinnar, hve margbrotin hún var og þröng tímamörk settu mikinn þrýsting á hópinn.
Sterkur leiðandi stjórnandi. Formaður hópsins gerði öllum ljóst strax í upphafi hvaða niðurstöðu hann/hún var fylgjandi.

Allir þessi þættir vinna saman við að mynda "hóphugsun". Samstaða, einangrun og mikið álag gera það venjulega að verkum að hópar komast að niðurstöðu of fljótt, oft með því að styðja það sem formaður hópsins lagði fyrst til. Hóparnir beina síðan athyglinni nær eingöngu að upplýsingum, sem styðja skoðanir þeirra. "Við erum búin að negla það niður", mundu nefndarmenn síðan segja hver við annan.

Hóphugsun verður til þess, að annars vel hæfir einstaklingar, gera glapparskot. Janis telur að hóphugsun sýni eftirfarandi einkenni:

sjálfsritskoðun hópsins sem forðast að tala gegn meirihlutaáliti af ótta við að gert verði grín að þeim eða vegna þess að þeir vilja ekki að tími hópsins fari til ónýtis,
þrýstingur settur á fólk innan hópsins, sem er ósammála áliti meirihlutans,
blekking um styrk, sem er mjög algengur, þegar stór aðili ætlar að ráðskast með þann, sem talinn er minnimáttar,
villandi og einhæft álit á fólki utan hópsins, sbr. að hægri menn setji alla vinstri menn undir sama hatt og öfugt.

Í öllum tilfellum leiðir hóphugsun til þess að of fáir möguleikar eru skoðaðir og of fá markmið tekin inn í myndina. Fyrsta afmörkun viðfangsefnisins eða möguleiki, sem sett er fram, er jafnframt hrint í framkvæmd án tillits til þess hvort það er gott eða slæmt. Upplýsingaöflun er einhliða, sérstaklega varðandi hættuna, sem felst í fyrirfram mynduðum skoðunum hópsins. (Ákvörðunartakar klikka oft í því að kynna sér t.d. skýrslur sem draga fram villur í lykilforsendum þeirra.)

Jafnvel þó hópur verði ekki hóphugsun algjörlega að bráð, þá líða flestar hópákvarðanir fyrir það, að fólk hneigist frekar að normi hópsins, en að segja álit sitt beint út. Hópar virðast þurfa einhvers konar staðfestingar til að virka.

Ef löngunin til að þóknast öðrum getur breytt einföldu mati, þá er ekki óeðlilegt að hægt sé að hafa áhrif á skoðanir fólks í flóknari málum. Kenningin er að betur sjá augu en auga, en hefur oft þannig áhrif hvert á annað, að það kemur í veg fyrir að sjálfstæðar skoðanir séu settar fram.

Hvernig á að stjórna ákvörðunartöku innan hóps

(Hingað til hefur færslan verið nánast orðrétt upp úr ritinu, en þar sem full langt mál er að fjalla um allt efni 7. kafla, ætla ég að stikla á stóru.)

Rétt mótun viðfangsefnis er gríðarlega mikilvægur þáttur. Japanir segja að 70% verkefnavinnu fari í að komast að sameiginlegri niðurstöðu um afmörkun viðfangsefnisins. Hópur sem afmarkar viðfangsefni sitt á rangan hátt, á mjög erfitt með að snúa til baka á byrjunarreit. Menn halda frekar áfram í vitleysunni, en að viðurkenna mistök og byrja með hreint borð. Hópurinn þarf því að feta þá þröngu slóð að forðast að allir fari sömu leið að ákvörðuninni en um leið komi í veg fyrir að hópurinn klofni eða innan hans myndist falskt sjálfsöryggi. Með þessu er verið að segja, að mikilvægt sé að allir meðlimir hópsins séu virkir. Svo það gangi upp, þá verður stjórnandi hópsins að sitja á sínum skoðunum, óska eftir nýjum hugmyndum og gagnrýni og tryggja að hópurinn hlusti á skoðanir minnihlutans. Þar sem ég hef tekið að mér að stjórna hópstarfi, þá hef ég það fyrir sið að láta lægst setta/veikasta/yngsta einstaklinginn tjá sig fyrst og svo koll af kolli upp stigann. Þannig geta allir sagt sína skoðun án þess að þurfa að hafa áhyggjur af því hvort hún stangist á við þegar framsettar skoðanir yfirmanns.

Í stuttu máli má segja að gott hópákvörðunarferli byggi á eftirfarandi:

Að afmarka viðfangsefnið
Virkja allan hópinn í gagnasöfnun
Mynda hæfilegan ágreining um hugmyndir
Tryggja að hópurinn sé mislitur - mislitur hópur skapar frekar ágreining
Koma í veg fyrir ótímabært samkomulag
Tryggja að gagnkvæm virðing haldist innan hópsins - að vera gagnrýnið á hugmyndir, ekki einstaklinga

Höfum í huga að hópar taka þá og því aðeins betri ákvarðanir en einstaklingar, að þeim sé stýrt af hæfum stjórnanda.